E-Mail-Archivierung: Rechtssichere Ablage Ihrer E-Mails

Datensicherung und Rechtssicherheit in unserer Cloudlösung

Mit der QiTEC Lösung zur Archivierung Ihrer E-Mails sichern Sie Ihren E-Mail-Verkehr revisionssicher ab und kommen Ihrer gesetzlich vorgeschriebenen Verpflichtung zur lückenlosen Dokumentation Ihrer Geschäftsprozesse nach.

E-Mail-Archivierung

Ihre Vorteile einer E-Mail-Archivierung durch die QiTEC

  • Revisionssichere, hochverfügbare Archivierung Ihrer E-Mails
  • Rechtssicherheit
  • Einhaltung von Datenschutzrichtlinien
  • Archivierung in redundanten, gesicherten und zertifizierten deutschen Rechenzentren
  • Verschlüsselte Übertragung zwischen Mailserver und Rechenzentrum
  • Feste, kalkulierbare Kosten
  • Keine zusätzliche Hard- oder Software nötig
  • Vertraglich garantierte Verfügbarkeit des Dienstes von 99,9 %
  • Vollautomatische Lösung
  • Fachkundiger Support durch QiTEC

Warum ist die E-Mail-Archivierung so wichtig?

Betriebswirtschaftliche Gründe

Die originalgetreue und revisionssichere Archivierung Ihrer Daten ist gesetzlich vorgeschrieben und schützt Sie davor wichtige Informationen Ihrer geschäftlichen Korrespondenzen zu verlieren.

 

Die wichtigsten Vorteile

  • Schutz vor Datenverlust (technisch bedingt oder durch unabsichtliche Löschungen)
  • Überlastungsschutz Ihrer E-Mail-Server durch Auslagerung alter E-Mails ins Archiv, was je nach E-Mail-Service-Anbieter auch mit Kosteneinsparungen verbunden sein kann
  • Effektive Suchalgorithmen verbessern die Suche nach relevanten E-Mails

Vorschriften durch den Gesetzgeber

Die Pflicht zur E-Mail-Archivierung resultiert unter anderem aus den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) und § 257 des Handelsgesetzbuches. Während sich das GoBD mit steuerrechtlichen Vorgängen befasst, um die kein deutsches Unternehmen herumkommt, dreht sich bei § 257 alles um eine ordnungsgemäße, nachvollziehbare und revisionssichere Buchführung als Beweismittel in Zivilprozessen.

Bei Zuwiderhandlungen drohen nicht unerhebliche Strafzahlungen oder sogar eine Freiheitsstrafe von bis zu zwei Jahren!

 

Die wichtigsten Forderungen

  • Unveränderbarkeit / Revisionssicherheit
  • Vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen müssen eingehalten werden.
  • Zugriff auf E-Mail-Archiv muss jederzeit möglich sein.
  • Für Wirtschaftsprüfer muss ein Zugriff von außen garantiert sein!

Warum lohnt es sich, die E-Mail-Archivierung outzusourcen?

Die gesetzlich vorgeschriebene E-Mail-Archivierung ist nicht leicht umzusetzen. Im Normalfall müssen die Rechner Ihres Unternehmens mit einer Archivierungssoftware versehen werden. Dabei fallen Hardware-Kosten für eine entsprechende IT-Infrastruktur und Kosten für Software-Lizenzen an. Zudem verlieren Sie und Ihre Mitarbeiter viel Zeit. Stolpersteine wie das Datenschutzgesetz (Welche E-Mails dürfen nicht gespeichert werden?) haben Sie da noch gar nicht berücksichtigt!

Setzen Sie darum auf die Möglichkeiten der Cloud und vertrauen Sie auf Experten wie uns, die Ihnen bei der Umsetzung Ihrer E-Mail-Archivierungslösung helfen.

Sören Halbach

Sören Halbach

+49 (0) 341 355 955 90

sh@qitec.de

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