Datensicherung und Rechtssicherheit dank einer Lösung

Die cloudbasierte Lösung für E-Mail-Archivierung von QiTEC

Mit der QiTEC Lösung zur Archivierung Ihrer E-Mails sichern Sie Ihren E-Mail-Verkehr revisionssicher ab und kommen Ihrer gesetzlich vorgeschriebenen Verpflichtung zur lückenlosen Dokumentation Ihrer Geschäftsprozesse nach.

E-Mail-Archivierung

Ihre Vorteile einer E-Mail-Archivierung durch die QiTEC

  • Revisionssichere, hochverfügbare Archivierung Ihrer E-Mails
  • Rechtssicherheit
  • Einhaltung von Datenschutzrichtlinien
  • Archivierung in redundanten, gesicherten und zertifizierten deutschen Rechenzentren
  • Verschlüsselte Übertragung zwischen Mailserver und Rechenzentrum
  • Feste, kalkulierbare Kosten
  • Keine zusätzliche Hard- oder Software nötig
  • Vertraglich garantierte Verfügbarkeit des Dienstes von 99,9 %
  • Vollautomatische Lösung
  • Fachkundiger Support durch QiTEC

Warum ist eine E-Mail-Archivierung so wichtig?

Betriebswirtschaftliche Gründe

Es wird garantiert, dass keine wichtigen Informationen Ihrer geschäftlichen Korrespondenz verlorengehen. Dazu werden Ihre E-Mails auf drei räumlich getrennten Datenspeichern (zweimal Online und einmal Offline) vorgehalten, was zudem für eine hohe Verfügbarkeit Ihrer archivierten E-Mails sorgt.

 

Die wichtigsten Vorteile

  • Schutz vor Datenverlust (technisch bedingt oder durch unabsichtliche Löschungen)
  • Überlastungsschutz Ihrer E-Mail-Server durch Auslagerung alter E-Mails ins Archiv, was je nach E-Mail-Service-Anbieter auch mit Kosteneinsparungen verbunden sein kann
  • Effektive Suchalgorithmen verbessern die Suche nach relevanten E-Mails

 

Vorschriften durch den Gesetzgeber

Die Pflicht zur E-Mail-Archivierung resultiert unter anderem aus den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) und § 257 des Handelsgesetzbuches. Während sich das GoBD mit steuerrechtlichen Vorgängen befasst, um die kein deutsches Unternehmen herumkommt, dreht sich bei § 257 alles um eine ordnungsgemäße, nachvollziehbare und revisionssichere Buchführung als Beweismittel in Zivilprozessen.

Bei Zuwiderhandlungen drohen nicht unerhebliche Strafzahlungen!

 

Die wichtigsten Forderungen:

  • Unveränderbarkeit / Revisionssicherheit
  • Vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen müssen eingehalten werden.
  • Zugriff auf E-Mail-Archiv muss jederzeit möglich sein.
  • Für Wirtschaftsprüfer muss ein Zugriff von außen garantiert sein!

Warum lohnt es sich, die E-Mail-Archivierung outzusourcen?

Die gesetzlich vorgeschriebene E-Mail-Archivierung ist nicht leicht umzusetzen. Im Normalfall müssen die Rechner Ihres Unternehmens mit einer Archivierungssoftware versehen werden. Dabei fallen Hardware-Kosten für eine entsprechende IT-Infrastruktur und Kosten für Software-Lizenzen an. Zudem verlieren Sie und Ihre Mitarbeiter viel Zeit. Stolpersteine wie das Datenschutzgesetz (Welche E-Mails dürfen nicht gespeichert werden?) haben Sie da noch gar nicht berücksichtigt!

Setzen Sie darum auf die Möglichkeiten der Cloud und vertrauen Sie auf Experten, die Ihnen bei der Umsetzung Ihrer E-Mail-Archivierungslösung helfen. Haben Sie Fragen? Kontaktieren Sie uns gerne!

Sören Halbach

Sören Halbach

+49 341 355 955 950

sh@qitec.de

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Wir beraten Sie gern.