E-Mails in Outlook verschlüsseln

Wahrscheinlich vermuten die Wenigsten, dass E-Mails mit vertraulichen Daten, die wir beinahe täglich versenden, ausspioniert werden können. Doch genau das ist der Fall. Deshalb ist es heutzutage umso wichtiger, die Möglichkeit der E-Mail-Verschlüsselung zu nutzen. Microsoft Outlook hat eine integrierte Funktion, mit der E-Mails verschlüsselt versendet werden können.

Die Outlook-Verschlüsselung ist nicht Passwort-basiert. Das bedeutet, dass jeder, der die Verschlüsselungsoption in Outlook nutzen will, ein digitales Zertifikat braucht. Auch der Empfänger muss über ein solches Zertifikat verfügen, um die E-Mails entschlüsseln zu können.

Ein Zertifikat beantragen

Um herauszufinden welches Zertifikat für Sie das richtige ist, sollten Sie zuvor Ihre eigenen Bedürfnisse identifizieren und die unterschiedlichen Anbieter vergleichen. Folgende Schritte müssen Sie vornehmen, um ein Zertifikat in Ihr Outlook zu integrieren und Ihre E-Mails verschlüsselt versenden zu können:

1. Gehen Sie auf Datei und wählen Sie die Optionen.
2. Wählen Sie das Trust Center und klicken Sie auf Einstellungen für das Trust Center.
3. In dem neuen Fenster gehen Sie auf das Register E-Mail-Sicherheit und klicken unter Digitale IDs (Zertifikate) auf Digitale ID anfordern.
4. Eine Microsoft Office Webseite öffnet sich. Wählen Sie eine Zertifizierungsstelle aus und beantragen Sie online eine Kennung unter Ihrem Namen für Ihre E-Mail-Adresse.
5. Sie erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail. Bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse wie in der Nachricht angegeben.
6. Das Zertifikat wird heruntergeladen. Richten Sie es entsprechend der Anweisungen ein.

Kontakten Ihr Zertifikat zukommen lassen

Sie müssen dem Adressaten Ihrer E-Mail, eine signierte Nachricht schicken um diesem Ihr Zertifikat zukommen zu lassen. Beachten Sie, dass eine digital signierte E-Mail nicht dasselbe ist wie eine E-Mail mit einer Signatur, also einer angehängten Unterschrift. Die digitale Signatur enthält Ihr Zertifikat und einen öffentlichen Schlüssel, mit dem dann verschlüsselte E-Mails entschlüsselt werden können. Verschicken Sie eine E-Mail mit Signatur, stellt diese außerdem sicher, dass Sie die E-Mail tatsächlich selbst geschrieben haben und diese nicht nachträglich verändert wurde.

1. Öffnen Sie die Einstellungen für das Trust Center über Datei, Optionen und Trust Center. Klicken Sie nun in dem neuen Fenster auf E-Mail-Sicherheit.
2. Unter Verschlüsselte E-Mail setzen Sie ein Häkchen in das Kästchen Ausgehenden Nachrichten digitale Signatur hinzufügen.
3. Aktivieren Sie gegebenenfalls auch die Option Signierte Nachrichten als Klartext senden, damit auch Empfänger ohne S/MIME-Sicherheit Ihre Nachrichten lesen können.
4. Klicken Sie zweimal auf OK.