Abläufe automatisieren mit QuickSteps

Wenn Ihnen aufgefallen ist, dass Sie in Outlook häufig die gleichen Arbeitsschritte ausführen, können Sie diese mit Hilfe von QuickSteps automatisieren. Mit der Erstellung eines QuickSteps entfallen die einzelnen Schritte, diese werden zusammengeführt und mich einem Klick ausgeführt.

An einem Beispiel zeigen wir Ihnen, wie Sie einen QuickStep erstellen können. In unserem Fall möchten wir Ihnen veranschaulichen wie Sie E-Mails mit einem Klick in einen bestimmt Ordner verschieben und als gelesen markieren. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf eine beliebige E-Mail und wählen anschließend QuickSteps und dann Neu erstellen. Sollten Sie Neuer QuickStep wählen, können Sie zwischen vordefinierten Aktionen wählen.

In dem sich öffnendem Fenster vergeben Sie zuerst für den QuickStep einen Namen, damit erkennen Sie später den neu erstellten QuickStep leichter. In dem Dropdown unter Aktionen wählen Sie nun "In Ordner verschieben" aus und bestimmen dann den Ordner, in den die E-Mails verschoben werden sollen. Über die Schaltfläche "Aktion hinzufügen" erstellen wir einen weiteren Arbeitsschritt. Wählen Sie im Dropdown unter Status ändern "Als gelesen markieren".

Um sich die Arbeit mit QuickSteps zusätzlich zu vereinfachen, kann man sich unter dem Bereich Optional, eine vordefinierte Tastenkombination aussuchen und diese dem QuickStep zuweisen. Mit dem QuickInfo-Text kann eine Beschreibung angelegt werden, die angezeigt wird, wenn man mit der Maus über den angelegt QuickStep fährt.

Und schon haben Sie einen neuen QuickStep erstellt, der Ihnen die Arbeit erleichtert.

Sie können den neu erstellten QuickStep über verschiedene Wege aufrufen. Über den Reiter "Start" sehen Sie in dem Bereich QuickSteps" alle bisher erstellen Quicksteps oder Sie klicken mit der rechten Maustaste auf eine beliebige E-Mail und wählen anschließend Quicksteps und dann den von Ihnen erstellten QuickStep.