Office 365 – Darum lohnt sich der Umstieg für Ihr Unternehmen

Word, Excel, PowerPoint - Sicher nutzen Sie diese Office Anwendungen schon lange in Ihrem Unternehmen für alltägliche Arbeiten. Office 365 bietet aber noch einiges mehr für Sie. Lesen Sie hier, wie sich die Preismodelle gestalten, welche Office-Apps Office 365 bietet, welche Unterschiede es zum Einmalkauf einer Lizenz gibt und welche Vor- und Nachteile Office 365 gegenüber dieser hat.

Was ist Office 365 eigentlich?

Microsoft Office 365 umfasst je nach Paket verschiedene Office Anwendungen und weitere Produkte für verschiedene Unternehmensprozesse, die zur Verfügung gestellt werden. Im Gegensatz zu dem Kauf einzelner Lizenzen ist im Abonnement immer auch die Aktualisierung auf den neusten Stand möglich. Die Lizenzen können auf verschiedensten Geräten (u.a. Desktops, Tablets, Smartphones) genutzt werden. Die Arbeit in der Cloud ermöglicht einfaches Teilen von Dokumenten und vereinfacht die Zusammenarbeit.

Falls auch Sie Office 365 in Ihr Unternehmen integrieren möchten oder Fragen zu dem Produkt haben und eine unverbindliche Beratung wünschen, helfen wir Ihnen gerne weiter.

 

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Seit wann gibt es Office 365?

Microsoft Office 365 wurde erstmalig 2011 veröffentlicht und ist seitdem immer weiter gewachsen und für die meisten Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Es ist möglich Office 365 als Endkunde privat zu nutzen -hierfür werden gesonderte Pakete angeboten. Die Zahl der Unternehmenskunden übersteigt mit rund 120 Millionen die 28 Millionen Privatanwender jedoch deutlich. Einige der Anwendungen sind auch explizit auf Anwendungen in Unternehmen ausgerichtet und für Privatanwender eher uninteressant (z.B. Yammer oder Teams).

Was beinhaltet Office 365?

Bei Office 365 handelt es sich um ein Abonnement bei dem Microsoft verschiedene Modell Pakete bietet, welche jeweils unterschiedliche Leistungen mit sich bringen.

Der Kernbestandteil sind die Office-Webanwendungen sowie lokal nutzbare Software Word, PowerPoint, Excel und Outlook. Diese Programme sind in den meisten Unternehmen bereits im Einsatz und nicht mehr wegzudenken. Dies liegt unter anderem daran, dass es keine vergleichbaren Lösungen gibt, welche denselben Funktionsumfang abbilden wie die Office Produkte von Microsoft.

Die Kernbestandteile können, je nach Paket, auch durch zusätzliche Leistungen erweitert werden. So bietet Office 365 je nach Paket auch eine E-Mail-Lösung (Exchange), Webspeicherplatz (OneDrive), Programme für die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens (Microsoft Teams) und noch viele weitere.

Webanwendungen und lokale Software

Die Bestandteile eines Office 365 Paketes ist einteilbar in Web- bzw. Cloud- Services sowie lokale Software.

Webanwendung sind Online Versionen von Anwendungen wie Word oder Excel. Diese werden oft als Microsoft Office Online zusammengefasst. Durch die Webanwendungen ist es für den Anwender möglich die Programme von jedem Rechner aus zu nutzen. Dabei spielt auch das Betriebssystem keine Rolle, da die Software im Browser genutzt wird.

Diese Online Versionen einiger Programme sind, wenn auch mit Begrenzungen, für jeden kostenlos nutzbar. Vorausgesetzt Sie besitzen einen Microsoft Account.

Lokale Software wird wie der Name schon sagt, lokal auf einem Endgerät installiert und steht somit auch ohne eine Internetverbindung zur Verfügung. Zur Nutzung ist eine entsprechende Lizenz notwendig.  

Übersicht der Office Anwendungen in Office 365

Word  / Textverarbeitungsprogramm, mit dem Dokumente (.doc, .docx) erstellt und (gemeinsam) bearbeitet werden können.

Excel  / Tabellenkalkulationsprogramm, mit welchem Tabellen (.xls, .xlsx) aber auch komplexe Formeln, zur Veranschaulichung von Daten, erstellt werden können.

PowerPoint / Präsentationssoftware zur Erstellung von professionellen Präsentationen mit einer Vielzahl an Designvorlagen und Möglichkeiten für die Individualisierung.

Outlook / E-Mail Software zum Empfangen & Versenden von Emails von mehreren Email Konten. Integriert ist eine komplexe Kalender Funktion sowie die Möglichkeit Termine, Aufgaben und Notizen zu erstellen.

OneDrive / Online Cloud Speicher, über den Dateien abgerufen, gespeichert, geteilt und im Team bearbeitet werden können. Offlineänderungen werden dabei automatisch synchronisiert, sobald wieder eine Internetverbindung hergestellt wurde.

Teams / Teamplattform welche (Gruppen-) Chats, Besprechungen, Online Meetings und Notizen kombiniert. Das Teilen von in Office erstellten Daten wird innerhalb des Unternehmens erleichtert.

OneNote / Digitales Notizbuch, dass einfach im Team geteilt und gemeinsam bearbeitet werden kann.

SharePoint / Intranet für Ihr Unternehmen – SharePoint ermöglicht dynamische Teamwebsites für einfache Zusammenarbeit in Projektgruppen und Teams. Das Tool eignet sich zum Teilen von Daten, Informationen, Ressourcen und News im Team.

Weitere Produkte, die mit Office 365 genutzt werden können

Access (nur PC) / Eine Datenbankanwendung zur Bereitstellung sowie Entwerfung von Datenbanken

Bookings / Terminplaner App, die Kunden die Buchung und Verwaltung von Onlineterminen ermöglicht

Exchange / E-Mail Software für Unternehmen mit individuellen E-Mail- und Kalenderfunktionen für Unternehmen

MyAnalytics / Integrierte Software (z.B. in Outlook), die Analysen der eigenen Arbeitsweise erlaubt und Vorschläge für produktiveres Arbeiten macht.

Outlook Customer Manager / Integriertes CRM Tools zur zentralen Verwaltung von Kundeninformationen im Team

Planner / Tool zur Aufgabenverwaltung und Organisation von Teamarbeit. Möglich sind u.a. die Planung gemeinsamer Aufgaben, delegieren, Freigabe von Dateien, Absprachen zu Aufgaben im Chat, um die Teamarbeit zu optimieren.

PowerApps / Prozesse können mit Formularen, Workshops und im Team entwickelten individuellen Apps abgebildet und vereinfacht werden.

Power BI / Software zur Datenanalyse und -ausgabe, u.a. mit Echtzeit Analyse Updates und Integration von Excelauswertungen

Project / Projektmanagement Software zur einfachen Planung und Umsetzung von Projekten.

Publisher (nur PC) / Publishing-Software zur Erstellung und Bearbeitung von Druckpublikationen sowie Produktpräsentationen mit dem Schwerpunkt auf Layouts

Skype for Business Server / lokale Skype -Chatumgebung zur Kommunikation in Unternehmen

StaffHub / Funktionen in Microsoft Teams zu Zeit- und Arbeitsmanagement, Zugriffsmanagement und Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Stream / Videodienst, der die live / on-demand Übertragungen zur Kommunikation, für Firmentreffen oder Schulungen ermöglicht

Sway / Tool zur Erstellung von Berichten und Präsentationen mit zahlreichen Entwurfsvorschlägen

To Do / App zur Organisation von Aufgaben, inklusive Tagesplaner

Visio / Software zur einfachen Gestaltung von Diagrammen und Flow Charts

Whiteboard / Digitales Whiteboard auf dem Freihand gezeichnet werden kann – Bearbeitung auch gemeinsam möglich

Yammer / Soziales Unternehmensnetzwerk mit Newsfeed, Gruppen etc. – Zur besseren internen Vernetzung und Teilen von Ideen

Office 365 Pakete und Kosten

Die Office 365 Modelle werden zusammengefasst in die Kategorien Private, Business sowie Enterprise. Dabei sind pro Bereich weitere, verschiedene Leistungsumfänge verfügbar.

Für Privatanwender:

Microsoft Office 365 Home und Office Personal

Der Unterschied der beiden Versionen ist die Anzahl der Benutzer, welche dieses Abonnement nutzen können. Office Personal ist nur für eine Person nutzbar während Office 365 Home von fünf unterschiedlichen Personen genutzt werden kann. Damit ist gemeint das jegliche Software auf fünf unterschiedlichen Windows-PCs oder Macs installiert werden können.

Zusätzlich dazu können auch auf fünf Smartphones die Office Programme installiert und genutzt werden.

Pro Nutzer ist auch 1 Terabyte Cloudspeicher integriert auf Microsofts Cloud Anwendung One Drive.

Für Unternehmen:

Microsoft Office 365 Business und Office 365 Enterprise

Beide Abonnements sind in weitere aufgeteilt, welche einen unterschiedlichen Funktionsumfang besitzen.

  • Office 365 Business (inkl. Office Anwendungen wie Outlook, Word, Excel, PowerPoint und Access, sowie OneDrive)
  • Office 365 Business Premium (gleich wie Office 365 Business, aber zusätzlich Exchange, SharePoint und Teams)
  • Office 365 Business Essentials (Gleich wie Business Premium, aber reine Web- und Mobile Versionen der Office Anwendungen)

Business Abonnements sind für bis zu 300 Benutzer nutzbar.

Die Enterprise Abonnements haben keine Begrenzung bei der Benutzer Anzahl und bieten zusätzliche Enterprise Funktionen wie Business Intelligence sowie die Bereitstellung von Services auf Terminalservern

Falls auch Sie Office 365 in Ihr Unternehmen integrieren möchten oder Fragen zu dem Produkt haben und eine unverbindliche Beratung wünschen, helfen wir Ihnen gerne weiter.

 

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Unterschied Office 365 Abonnement und Software Kauf

Die meisten Microsoft Office Produkte können mit zwei unterschiedlichen Bezahlmodellen bezogen werden. Entweder kann eine Software mit einer Dauerlizenz käuflich erworben werden oder ein Software Paket per Abonnement gebucht werden.

Käuflich erworbene Dauerlizenzen können auf einem Windows- oder Mac- Rechner installiert werden und sind somit unbegrenzt lange nutzbar.

Zu beachten ist hierbei jedoch das es keine Aktualisierung für gekaufte Software gibt und somit ein erneuter Kauf oder eine Upgrade Option bezahlt werden muss, wenn eine neuere Version verwendet werden soll. Zusätzlich sind in einer Kauf Version normalerweise keine Online-Services enthalten.

Microsoft Office 365 Abonnements wiederum werden monatlich oder jährlich abgerechnet. Dabeistehen, je nach Paket, verschiedene Web- und Cloudservices zur Verfügung. Bei einem Abonnement kann die Software auf verschiedenen Rechnern installiert werden und durch die automatische Aktualisierung, ist gewährleistet, dass die User immer die neuste Office Version mit allen Funktionen nutzen – inklusive der neusten Sicherheitsupdates.

Vor- und Nachteile von Office 365

Office 365 bietet sehr viele Vorteile für Unternehmen und praktisch keine Nachteile. Dadurch wird Office 365 immer mehr in professionellen Unternehmen genutzt und geliebt.

Diese Vorteile bietet Office 365

  • Es kann immer die aktuellste Office Version genutzt werden
  • Die neuste Office Version ist gleichzeitig auch immer die sicherste Office Version
  • Anwender können von jedem Ort aus, von beliebigen Geräten, Office benutzen über einen Browser
  • Dadurch entsteht eine sehr hohe Flexibilität, unteranderem durch die sehr guten Office Apps für Smartphones
  • Es steht eine Vielzahl an Anwendungen bereit, die die Zusammenarbeit im Team verbessern und vereinfachen – diese Funktionen sind zum Großteil bereits Teil des Office 365 und müssen nicht durch weitere Softwarekäufe abgedeckt werden (z.B. ist Teams integriert und macht eine Anwendung von Slack nicht notwendig)
  • Die einzelnen Produkte lassen sich gut kombinieren in den Arbeitsprozessen.
  • Einzelne Lizenzen sind nicht an Rechner, sondern an User gebunden
  • Je nach Paket kann ein User sein Office auch auf mehreren Geräten installieren ohne weitere Lizenzen. Beispielweise, wenn ein Notebook sowie ein PC genutzt werden
  • Im Abonnement sind verschiedene Web sowie Cloudservices enthalten, welche die Kosten für den Betrieb und Wartung eigener Infrastruktur verringern können
  • Jegliche neue Office Funktionen bekommen Sie innerhalb des Abonnements gratis, keine weiteren Kosten fallen dafür an
  • Es kann monatlich oder jährlich bezahlt werden
  • Die Kosten sind sehr gut kalkulierbar, da diese abhängig von der Anzahl von Benutzern sind.
  • Einmalige hohe Anschaffungskosten für neue Software fällt nicht an

Nachteile des Office 365 Modells

  • Nutzungsrecht ist nach Ablauf eines Abonnements erloschen. Dadurch kann Office nicht mehr genutzt werden jedoch bleiben alle gespeicherten Daten erhalten.

Es entstehen wiederkehrende Kosten.

Diese Fragen werden uns oft zu Microsoft Office 365 gestellt

Was ist Office 365?

Office 365 ist keine neue Software und bezieht sich auch nicht auf die Onlineversion der Office Anwendungen. Es ist die Bezeichnung für das Abonnement, welches Nutzern in verschiedenen Paketen zur Verfügung steht.

Wie kann ich feststellen, ob Office 365 auf vorhandenen PCs oder Macs ausgeführt werden kann?

Hierfür hat Microsoft eine Seite mit den Systemanforderungen für Office https://products.office.com/de-de/office-system-requirements. Gerne können wir auch für Sie checken ob Office 365 in Ihrem Unternehmen genutzt werden kann.

Ist für Office ein Internetzugang erforderlich?

Zur Installation und Aktivierung ist ein Internetzugang erforderlich. Danach ist die Software auch Offline nutzbar jedoch muss innerhalb von 31 Tagen immer, wenn auch vorübergehend, eine Internetverbindung hergestellt werden damit sich die Office Produkte weiter verwenden lassen.

Ist Office 365 dann das Gleiche wie Office 2019?

Die Einmallizenz, die aktuell zum Kauf angeboten wie heißt Office 2019. Die in Office 365 integrierten Anwendungen werden ohne Jahreszahl, also einfach mit Word, Excel, Outlook bezeichnet. Bei Office 365 ist immer die jeweils aktuellste Office Variante inklusive aller Funktionsupdates enthalten.

Lokaler oder Cloud Speicher nutzen?

Es ist möglich jegliche Dokumente in der Cloud oder lokal zu speichern. Es ist nicht notwendig den angebotenen Cloud Speicher OneDrive zu nutzen. Die Vorteile für gemeinsames bearbeiten im Team sind allerdings nicht zu unterschätzen.

Wo werden meine Daten in der Cloud gespeichert?

Für Office 365 Business Nutzer, die sich aus der Europäischen Union anmelden, werden die Daten auch auf EU-Servern gespeichert.

Sind die Office Versionen für Windows und MacOS identisch?

Da sich Microsoft an macOS Vorgaben halten muss, kann es zu kleineren Abweichungen in den Funktionen kommen. In einigen Paketen sind zudem Microsoft Access und Publisher enthalten. Diese fehlen in der Office 365 Installation für Macs.

Ich habe Interesse an Microsoft Office 365. Was sind die nächsten Schritte?

Sie können gerne unverbindlich Kontakt mit uns aufnehmen und wir helfen Ihnen bei den nächsten Schritten Office 365 in Ihr Unternehmen zu integrieren