Im folgenden Beitrag haben wir für Sie eine Übersicht mit fünf fatalen Irrtümern der E-Mail-Archivierung und wie man sie vermeidet zusammengestellt.
1. Nur große Unternehmen und Konzerne müssen ihre Daten archivieren
Nein, jedes Unternehmen ist dazu verpflichtet seine Handels- und Geschäftsbriefe zu archivieren, unabhängig der Unternehmensgröße.
2. Ein Unternehmen muss alle E-Mails archivieren
Es muss nicht jede E-Mail archiviert werden.
Solange eine E-Mail nur zur Übermittlung von gültigen Dokumenten, die sowieso archiviert werden müssen, genutzt wird muss nicht die gesamte E-Mail archiviert werden. Sie entspricht dann eher dem „Briefumschlag“ eines geschäftlichen Briefes aus Papier.
Bei einer Rechnung (PDF) beispielsweise muss also nicht die gesamte E-Mail archiviert werden, sondern nur ihr Inhalt.
3. Das Archivieren von Rechnungen und Belegen reicht aus
Nein, dem ist nicht so.
Laut der GoBD müssen alle Geschäftsunterlagen, die für die Besteuerung relevant sind, revisionssicher, also unveränderbar, archiviert werden. Insgesamt beinhaltet diese Vorgabe also Rechnungen, Angebote und Belege aber eben auch Informationen, Angebote, Gewährleistungs- und Garantiefälle sowie alles was als Handels- oder Geschäftsbrief gilt.
4. Ausdruck und Ablage unter Verschluss reicht aus
Ein einfacher Ausdruck und die Ablage in einer verschlossenen Umgebung reicht nicht aus! E-Mails sind digitale Dokumente und als solches sind sie mit einer Signatur versehen und sollten verschlüsselt sein. Die nach GoBD verlangte Archivierung beinhaltet eine Ablage der E-Mails in digitaler Form und keiner einfachen Kopie durch Ausdrucken.
5. Das Backup meiner Daten im Unternehmen ist gleichwertig zur Archivierung
Ein Backup Ihrer Daten beinhaltet nicht die gleichzeitige Archivierung Ihrer E-Mails!
Das Backup speichert Daten für einen vordefinierten Zeitraum, um im Fall des Verlusts der Daten diese wieder herstellen zu können. Es ist also weder revisionssicher, noch erfüllt es die Aufbewahrungsfristen die bei der E-Mail-Archivierung vorgeschrieben sind.
Die Archivierung der Daten muss sofort und unverändert erfolgen und ebenfalls sicherstellen, dass die Daten auch später nicht verändert oder gelöscht werden können. Einige Daten haben eine Aufbewahrungspflicht die der Ewigkeit entsprechen, solch eine Zeit lässt sich mit einem einfachen Backup nicht sinnvoll realisieren.
