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Mit der QiTEC Lösung zur Archivierung Ihrer E-Mails sichern Sie Ihren E-Mail-Verkehr revisionssicher ab und kommen Ihrer gesetzlich vorgeschriebenen Verpflichtung zur lückenlosen Dokumentation Ihrer Geschäftsprozesse nach.
Ihre Vorteile einer E-Mail-Archivierung durch die QiTEC
Revisionssichere, hochverfügbare Archivierung Ihrer E-Mails
Rechtssicherheit
Einhaltung von Datenschutzrichtlinien
Archivierung in redundanten, gesicherten und zertifizierten deutschen Rechenzentren
Verschlüsselte Übertragung zwischen Mailserver und Rechenzentrum
Feste, kalkulierbare Kosten
Keine zusätzliche Hard- oder Software nötig
Vertraglich garantierte Verfügbarkeit des Dienstes von 99,9 %
Vollautomatische Lösung
Fachkundiger Support durch QiTEC
Warum ist die E-Mail-Archivierung so wichtig?
Aus betriebswirtschaftlichen Gründen
Die originalgetreue und revisionssichere Archivierung Ihrer Daten ist gesetzlich vorgeschrieben und schützt Sie davor wichtige Informationen Ihrer geschäftlichen Korrespondenzen zu verlieren.
Die wichtigsten Vorteile
Schutz vor Datenverlust (vorsätzlich oder versehentlich)
Überlastungsschutz Ihrer E-Mail-Server durch Auslagerung alter E-Mails ins Archiv (enorme Kosten- und Zeitersparnis)
Effektive Suchalgorithmen verbessern die Suche nach relevanten E-Mails
5 fatale Irrtümer bei der E-Mail-Archivierung
Einen kurzen Überblick bietet Ihnen unsere kostenlose PDF mit den 5 häufigsten Irrtümern bei der E-Mail-Archivierung.
DownloadVorschriften durch den Gesetzgeber
Die Pflicht zur E-Mail-Archivierung resultiert unter anderem aus den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) und § 257 des Handelsgesetzbuches. Während sich das GoBD mit steuerrechtlichen Vorgängen befasst, um die kein deutsches Unternehmen herumkommt, dreht sich bei § 257 alles um eine ordnungsgemäße, nachvollziehbare und revisionssichere Buchführung als Beweismittel in Zivilprozessen.
Bei Zuwiderhandlungen drohen nicht unerhebliche Strafzahlungen oder sogar eine Freiheitsstrafe von bis zu zwei Jahren!
Die wichtigsten Forderungen
Unveränderbarkeit / Revisionssicherheit
Vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen müssen eingehalten werden.
Zugriff auf E-Mail-Archiv muss jederzeit möglich sein.
Für Wirtschaftsprüfer muss ein Zugriff von außen garantiert sein!
Warum lohnt es sich, die E-Mail-Archivierung auszulagern?
Die gesetzlich vorgeschriebene E-Mail-Archivierung ist nicht leicht umzusetzen.
Ohne professionelle Archivierungslösung müssen die Rechner Ihres Unternehmens, unter hohem Zeit- und Kostenaufwand, mit zusätzlicher Software versehen werden.
Die DSGVO, GoBD und das HGB haben Sie da noch gar nicht berücksichtigt!
Setzen Sie darum auf die Möglichkeiten der Cloud und lassen Sie uns Ihnen bei der Umsetzung Ihrer E-Mail-Archivierungslösung helfen.
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