KI-Automatisierung, die Ihnen Zeit spart.
Die KI liefert den Entwurf, Ihr Team behält die Kontrolle.
Wir bauen Abläufe, in denen KI E-Mails vorsortiert, Dokumente ausliest, Berichte entwirft und Angaben in Ihre Systeme überträgt. Ihr Team prüft die Ergebnisse und gibt sie frei. Als IT-Dienstleister aus Leipzig betreuen wir die Abläufe auf Wunsch auch danach.
Was ist KI-Automatisierung?
KI-Automatisierung, auch KI-Automation genannt, verbindet einen festen Ablauf mit einem KI-Modell, das Sprache versteht. Klassische Automatisierung arbeitet Regeln ab, etwa „Rechnung von Lieferant X in Ordner Y ablegen“. Sobald jemand einen frei formulierten Text lesen und verstehen muss, kommt sie nicht weiter.
Dort setzt die KI an: Sie erkennt das Anliegen einer E-Mail, zieht Angaben aus einem PDF oder schreibt einen Antwortentwurf. Der feste Ablauf übergibt das Ergebnis an das Programm, in dem Ihr Team weiterarbeitet.
Ein Beispiel: Eine Rechnung kommt per E-Mail. Die KI liest Lieferant, Rechnungsnummer, Nettobetrag und Fälligkeit aus. Die Buchhaltung prüft die Werte, korrigiert bei Bedarf und gibt frei.
Automatisierung mit KI oder nach starren Regeln?
Feste Regeln führen aus, was vorgegeben ist. KI erfasst den Inhalt eines Textes und bereitet eine Entscheidung vor. In der Praxis arbeiten beide zusammen.
| Automatisierung nach Regeln | KI-Automatisierung | |
|---|---|---|
| Funktionsweise | Feste Wenn-dann-Regeln | Erkennt, worum es in einem Text geht |
| Stärke | Feste Datenfelder und exakte Dateinamen | E-Mails, Briefe, PDFs und handschriftliche Notizen |
| Ergebnis | Bei gleicher Eingabe immer gleich | Ein Vorschlag, den Ihr Team prüft und freigibt |
| Fehleranfälligkeit | Bricht sofort ab, sobald ein Format abweicht | Kann bei unklaren Angaben danebenliegen |
| Kosten | Einmalige Einrichtung, jede neue Ausnahme braucht eine eigene Regel | Einrichtung plus laufende KI-Kosten, die mit der Zahl der Vorgänge steigen |
| Typischer Einsatz | Datei automatisch im Zielordner ablegen | Anliegen erkennen, Angaben auslesen, Antwort entwerfen |
Wo KI-Automatisierung im Mittelstand Zeit spart.
Für den Einstieg in KI-Automatisierung im Unternehmen eignen sich Aufgaben, bei denen Ihre Mitarbeiter jeden Tag lesen, Daten abtippen oder Standardtexte schreiben.
E-Mails vorsortieren & Antworten vorbereiten
Die KI liest eingehende Anfragen, ordnet sie nach Anliegen und Dringlichkeit und legt sie mit Antwortentwurf vor. Notfälle landen oben.
Dokumente & Belege auslesen
Die KI erkennt Rechnungen, Anträge und Verträge, zieht die wichtigen Angaben heraus und übergibt sie zur Prüfung.
Berichte & Auswertungen erstellen
Aus Tickets, Zeiterfassungen und Projektkennzahlen, die schon in Ihren Systemen liegen, entwirft die KI Wochen- und Monatsberichte.
Daten in Systeme übertragen
Angaben aus Webformularen oder E-Mails überträgt die KI in Ihr ERP, CRM oder DMS, ohne dass jemand sie abtippt.
Meetings nachbereiten
Aus Notizen oder freigegebenen Audioaufzeichnungen zieht die KI Beschlüsse, Zuständigkeiten und Fristen heraus.
Angebote & Anschreiben aufsetzen
Aus wenigen Stichpunkten und Ihren Vorlagen entwirft die KI Angebote und Anschreiben im Ton Ihres Unternehmens.
So kann KI-Automatisierung in Ihrer Branche aussehen.
Drei Beispiele aus Branchen, die wir betreuen, und eines aus der Geschäftsführung. Es sind typische Abläufe, keine Kundenprojekte.
Hausverwaltung: Mieterpost automatisch zuweisen
Die KI sortiert Nachrichten aus dem Sammelpostfach nach Anliegen. Für Schadensmeldungen liegt ein vorbereiteter Vorgang mit Objektbezug bereit, für Standardanfragen ein Antwortentwurf. Der Verwalter prüft und gibt frei.
Pflege: Bescheide von Kostenträgern bearbeiten
Schreiben der Pflegekassen erkennt die KI, ordnet sie dem jeweiligen Bewohner zu und leitet sie mit Fristvermerk an die Verwaltung weiter. Weil es um Sozialdaten geht, stimmen wir Modell und Datenweg vorab mit Ihrem Datenschutzbeauftragten ab.
Kanzlei & Steuerberatung: Mandantenbelege erfassen
Belege, die Mandanten per E-Mail schicken, liest die KI aus, benennt sie einheitlich und bereitet sie für DATEV DMS vor. Fehlt ein Dokument, liegt die Nachforderung als Entwurf bereit.
Geschäftsführung: Posteingang und Anfragen filtern
E-Mails und Website-Anfragen fasst die KI zusammen und ordnet sie ein. Der zuständige Abteilungsleiter bekommt sie mit einem Vorschlag für den nächsten Schritt.
Wie ein KI-Workflow aufgebaut ist.
Eine gut gebaute KI-Automatisierung hat fünf Bausteine. Wer sie kennt, kann jede Lösung beurteilen, auch die eines anderen Anbieters.
Auslöser (Trigger)
Eine neue E-Mail, ein neu abgelegtes Dokument oder ein fester Termin startet den Ablauf.
KI-Verarbeitung
Ein KI-Modell liest den Text, ordnet den Sachverhalt ein, zieht die wichtigen Angaben heraus und schreibt den Entwurf. Welche Modelle erlaubt sind, legen Sie vorher fest.
Übergabe an Ihre Systeme
Das Ergebnis landet dort, wo Ihr Team weiterarbeitet: im Postfach, im Ticketsystem, im DMS oder, wo es eine Schnittstelle gibt, im ERP.
Fachliche Freigabe
Ein Mitarbeiter prüft das Ergebnis, ändert es bei Bedarf und gibt den Vorgang frei. Wo eine Freigabe nötig ist, bestimmen Sie.
Protokoll & Überwachung
Jeder Durchlauf wird protokolliert. So fallen Fehler früh auf, und Sie sehen, wie viel Arbeitszeit der Ablauf spart.
Ihr Team behält das letzte Wort.
KI formuliert überzeugend und kann trotzdem danebenliegen. Deshalb bestimmen Sie, was die KI ohne Freigabe erledigen darf. Wir sagen Ihnen auch offen, wo sie nicht hingehört.
Freigaben, wo es darauf ankommt
Was Kunden, Mandanten oder Behörden erreicht, legt die KI zuerst als Entwurf vor. Erst wenn die Ergebnisse über Wochen stimmen, entscheiden Sie, ob einzelne Schritte ohne Freigabe laufen. Wer freigibt, bekommt eine Einweisung.
- Entwurf vor jedem Versand nach außen
- Stichproben bei Schritten ohne Freigabe
- Freigabestufen je Ablauf
Datenschutz von Anfang an
Vor dem Start klären wir, welche Daten die KI sieht, wo sie verarbeitet werden und welches Modell zugelassen ist. Entscheidungen, die für Menschen rechtliche Wirkung haben oder sie ähnlich erheblich beeinträchtigen, überlassen wir nicht allein der KI.
- Datenweg dokumentiert
- Vertrag zur Auftragsverarbeitung
- Unterlagen für Ihren Datenschutzbeauftragten
Ehrliche Grenzen
Nicht jeder Ablauf lohnt sich für eine Automatisierung. Seltene Sonderfälle und Systeme ohne brauchbare Schnittstelle eignen sich schlecht. Das sprechen wir offen an, bevor Kosten entstehen.
- Aufwand und Nutzen vorher abschätzen
- Keine KI, wo einfache Skripte reichen
- Keine Anbindung um jeden Preis
Unsere Leistungsbausteine für KI-Automatisierung.
Drei Leistungen, die aufeinander aufbauen. KI-Prozessautomatisierung beginnt bei uns mit einem klar umrissenen Ablauf. Den finden wir mit Ihnen in der Prozessanalyse, oder Sie haben ihn schon im Blick.
Prozessanalyse
Wir nehmen Ihre Abläufe vor Ort oder online auf, prüfen Daten und Schnittstellen und bewerten Nutzen und Aufwand. Am Ende haben Sie eine Liste, welcher Ablauf sich zuerst lohnt.
- Aufnahme der Abläufe mit Ihrem Team
- Nutzen und Aufwand je Ablauf
- Liste aus schnellen Erfolgen und Zielprozessen
Intelligente Dokumentenverarbeitung
Die KI erkennt, um welches Dokument es sich handelt, liest die wichtigen Angaben aus und prüft, ob sie plausibel sind. Unklare Fälle landen mit Markierung beim zuständigen Mitarbeiter.
- Rechnungen, Anträge, Verträge und Bescheide
- Plausibilitätsprüfung der Werte
- Übergabe an ERP, CRM und Buchhaltung
KI-Workflow-Automatisierung
Wir binden KI an die Programme an, mit denen Ihr Team schon arbeitet. Die KI erledigt Routineaufgaben und legt Entwürfe zur Freigabe vor.
- Anbindung an Postfächer, Cloudspeicher und Fachsoftware, wo technisch möglich
- Protokoll und Freigabeschritte eingebaut
- Betrieb und Weiterentwicklung auf Wunsch
Ist Ihr Prozess bereit für KI-Automatisierung?
Sechs Fragen für eine erste Einschätzung. Je mehr Punkte zutreffen, desto eher lohnt sich die Automatisierung. Wissen Sie noch nicht, wo KI bei Ihnen ansetzen soll, sprechen wir im Quick-Check darüber.
Vom ersten Gespräch zum laufenden Ablauf in fünf Schritten.
Wir beginnen mit einem Ablauf, messen, was er leistet, und bauen erst dann weiter aus.
Kostenfreien KI-Quick-Check anfordernWir hören zu
Kostenfrei und unverbindlich. Sören Halbach ruft Sie an und fragt, welche Abläufe Zeit kosten, mit welchen Programmen Sie arbeiten und was Ihr Team schon mit KI macht.
Den richtigen Ablauf finden
Wir nehmen die Abläufe mit Ihrem Team auf und bewerten Nutzen, Aufwand und Datenzugang. Danach wissen Sie, mit welchem Ablauf Sie beginnen.
Erste Entlastung testen
Wir bauen den ersten Ablauf mit Freigabe durch Ihr Team und setzen ihn im Tagesgeschäft ein. Wir messen die Zeit je Vorgang vorher und nachher und verbessern die Entwürfe nach Ihren Rückmeldungen.
Alltagstauglich verankern
Wir richten Berechtigungen, Protokoll und Auswertungen ein und schulen die Mitarbeiter, die mit dem Ablauf arbeiten.
Überwachen & ausbauen
Auf Wunsch überwachen wir die Schnittstellen, passen die Abläufe bei Software-Updates an und übertragen Bewährtes auf weitere Bereiche.
Ein Dienstleister für KI,
der auch Ihre IT kennt.
KI-Automatisierung braucht Zugriff auf Postfächer und Ablagen. Seit 2005 betreuen wir Netzwerke, Cloud-Umgebungen und Sicherheitssysteme im Mittelstand und richten dabei jeden Tag Schnittstellen und Berechtigungen ein.
Fachsoftware & Schnittstellen
Wir binden Fachsoftware an, entwickeln eigene Assistenten und verbinden die KI mit Ihren Wissensspeichern. Vorher prüfen wir, was sich mit Ihrer Software umsetzen lässt.
Unsere KI-Lösung
Eine DSGVO-konforme KI-Plattform mit Hosting in Deutschland und führenden KI-Modellen. Wie viel KI-Guthaben Ihr Team verbraucht hat, sehen Sie jederzeit. Wir führen die Plattform ein und betreuen sie.
IT-Sicherheit & Compliance
Wir richten Rollen und Rechte ein und legen fest, welche Daten die KI sehen darf, bevor sie loslegt.
Dauerhafter IT-Support
Auf Wunsch betreuen wir Ihre Abläufe weiter, mit festem Ansprechpartner, Kundenportal QBC und Support, wenn sich etwas ändert.
Was Unternehmen uns zur KI-Automatisierung fragen.
Ihr kostenfreier KI-Quick-Check.
Beschreiben Sie uns kurz den Ablauf, der Sie heute die meiste Zeit kostet. Wir melden uns in der Regel noch am selben Werktag. Das Gespräch ist unverbindlich.
