KI-Integration, die sich Ihren Abläufen anpasst
KI, die Ihre Fachsoftware und Ihr Unternehmenswissen kennt.
Bei der KI-Integration verbinden wir KI mit Ihren Dokumenten, Postfächern und ERP-Systemen und entwickeln eigene Assistenten, wo eine fertige Plattform nicht reicht. Vorher prüfen wir, welche Anbindung möglich ist, und halten für die DSGVO fest, wohin Ihre Daten fließen.
Wo eine Standard-KI an ihre Grenzen kommt.
Eine Standard-KI beantwortet allgemeine Fragen, Ihre Akten, Belege und Fachsoftware kennt sie aber nicht. Den gesicherten Zugriff darauf richten wir ein.
Die KI kennt Ihr Unternehmen nicht
Die KI kennt weder Ihre Verträge noch interne Richtlinien, Betriebsanleitungen oder historische Projektdaten.
Zentrale KI-Wissensdatenbank
Die KI antwortet aus Ihren Dokumenten und nennt zu jeder Antwort das Dokument, aus dem sie stammt.
Das Wissen steckt in der Fachsoftware
Objektdaten, Rechnungsdetails und Kundenhistorien liegen in Spezialprogrammen ohne Schnittstelle zum KI-Chat.
Zugang zur Fachsoftware
Wir prüfen vorab, wie die KI an die Daten kommt: über eine Schnittstelle, einen Export, das Dokumentenarchiv oder das Postfach.
Unklar, wer was sehen darf
Ohne klare Rechte greifen Mitarbeiter über die KI womöglich auf Personal- oder Finanzdaten zu.
Rollenbasierte Zugriffskontrollen
Wir legen vor dem Start fest, welche Rolle welche Quellen abfragen darf. Jeder sieht nur die Daten, für die er freigeschaltet ist.
Unsere Bausteine für Ihre KI-Integration.
Wir verbinden führende KI-Modelle mit Ihren Dokumenten und Fachprogrammen. Ein eigenes Modell trainieren wir nicht, das hält Aufwand und Risiko im Rahmen.
Eigene Assistenten & Agenten
Ein Assistent übernimmt eine bestimmte Aufgabe im Tagesgeschäft: Er ordnet Anfragen ein, gleicht Belegdaten ab oder schreibt Angebote nach Ihren Vorlagen.
- Entwürfe, die Ihr Team freigibt
- Auf Basis führender KI-Modelle
KI-Wissensdatenbank
Ihre Mitarbeiter fragen in eigenen Worten nach Inhalten aus Handbüchern, Verträgen und Projektablagen. Die KI fasst die Antwort zusammen und nennt die Quelle.
- Anbindung an Dateiserver, SharePoint und Microsoft 365
- Getrennt nach Benutzerrechten
Anbindung vorhandener Fachsoftware
Wir binden die Programme an, mit denen Ihr Team täglich arbeitet. Fehlt eine Schnittstelle, helfen Exporte oder das Postfach, etwa wenn ein Programm Berichte per E-Mail verschickt.
- Direkte API-Integration, wo verfügbar
- Automatisierte Datenexporte & DMS-Anbindung
- Daten aus E-Mail-Berichten auslesen
KI in Portalen
Wir bauen KI-Funktionen in bestehende Weboberflächen ein, etwa ins Intranet, in den Mitarbeiterbereich oder ins Kundenportal. Gibt es das Portal noch nicht, entwickeln wir es mit.
- Wissensassistent im Mitarbeiterportal
- Automatisierte Ticketerfassung im Kundenportal
Eine KI-Wissensdatenbank, die mit Quelle antwortet.
Steht die Antwort schon in einem Handbuch, einem Vertrag oder einer E-Mail, kann Ihr Team eine KI-Wissensdatenbank danach fragen. Fachlich heißt das Verfahren Retrieval-Augmented Generation, kurz RAG.
So funktioniert die Wissensabfrage:
- Aufbereiten: Wir binden die freigegebenen Quellen an, etwa Netzlaufwerke, SharePoint oder ein Dokumentenarchiv. Dann zerlegen wir die Inhalte in Abschnitte und machen sie durchsuchbar.
- Finden: Stellt ein Mitarbeiter eine Frage, sucht das System die passenden Abschnitte, und zwar nur in Quellen, für die er Leserechte hat.
- Antworten: Das KI-Modell formuliert die Antwort aus diesen Abschnitten und verlinkt die Originaldokumente als Quelle. So lässt sich jede Antwort prüfen.
Ändert sich ein Dokument, antwortet die KI nach dem nächsten Abgleich aus der neuen Fassung. Neu trainiert wird dafür nichts.
Fragen an Ihre Dokumente beantwortet auch unsere KI-Lösung, eine KI-Plattform mit Hosting in Deutschland. Eine eigene Wissensdatenbank bauen wir, wenn sie in Ihrem Portal laufen soll oder Quellen braucht, die eine fertige Plattform nicht anbindet.
KI-Chatbots für Unternehmen
Ein interner KI-Chatbot versteht Fragen in eigenen Worten und antwortet Ihrem Team aus Ihren Leitfäden und Dokumenten. Wir legen fest, zu welchen Themen er antwortet, alles andere übergibt er an die zuständigen Kollegen. Dass eine KI antwortet, ist für jeden erkennbar.
Internes Onboarding & HR-Wissen
Neue Mitarbeiter fragen nach betrieblichen Abläufen, Reiserichtlinien oder IT-Standards und bekommen die passende Stelle aus Ihren Leitfäden.
QM & Hygienepläne in der Pflege
Pflegekräfte fragen nach Pflegeleitfäden und Hygieneanweisungen. Der Chatbot zitiert die gültige QM-Vorgabe und nennt das Dokument.
Objekt- & Vertragsdaten in der Immobilienverwaltung
Mitarbeiter fragen, was die letzte Eigentümerversammlung beschlossen hat. Der Chatbot antwortet aus den archivierten Protokollen.
Kanzleiwissen & Fristenmanagement
Ihr Team fragt nach Mustertexten, Fristenregeln oder internen Verfügungen. Der Chatbot antwortet aus den freigegebenen Kanzleidokumenten und nennt die Fundstelle.
KI-Plattform oder individueller Assistent?
Für Texte, Zusammenfassungen und Fragen an Dokumente reicht unsere KI-Lösung. Braucht eine Aufgabe Daten aus Ihrer Fachsoftware oder soll sie in Ihrem Portal laufen, lohnt sich ein eigener Assistent.
| Unsere KI-Lösung | Individueller KI-Assistent | |
|---|---|---|
| Geeignet für | Unternehmensweiter Einstieg: Texte verfassen, Dokumente zusammenfassen, Recherche und Wissenssuche | Spezialisierte Workflows mit Daten aus Ihren Fachsystemen oder in eigenen Webportalen |
| Schnittstellen & Daten | Fertige Standardkonnektoren (z. B. Microsoft 365, DATEV DMS) | Auch Schnittstellen, ältere Datenbanken und ERP-Exporte, die keine Plattform vorsieht |
| Benutzeroberfläche | Die Oberfläche unserer KI-Lösung | Ihr Firmenportal oder eine eigene Weboberfläche |
| Einführungsdauer | Etwa vier Wochen bis zur Abnahme | Hängt von den Schnittstellen ab, die Dauer nennen wir nach der Machbarkeitsprüfung |
| Kostenstruktur | Lizenzgebühren pro Benutzer, einmalige Einrichtung und ein monatliches Kontingent | Einmalige Entwicklung, variable Modellkosten je Aufruf und laufende Systembetreuung |
Welche Systeme sich anbinden lassen und auf welchem Weg.
Ob und wie gut eine KI-Integration gelingt, hängt von Ihrer Software ab. Manche Programme haben eine dokumentierte Schnittstelle, andere öffnen sich nur über Partnerprogramme der Hersteller. Wir prüfen das vorab und sagen Ihnen offen, was geht und was nicht.
-
Microsoft 365
- Dateiserver
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DATEV DMS
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DOMUS
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MediFox DAN
Microsoft 365 & SharePoint
Postfächer, Teams, OneDrive und SharePoint über die Schnittstellen von Microsoft, mit den Rechten, die Sie festlegen.
Dateiserver & Netzlaufwerke
Vorhandene Dokumentenablagen werden zur durchsuchbaren Wissensquelle. Einen Systemwechsel brauchen Sie dafür nicht.
DATEV DMS & Rechnungswesen
Wir machen Belege und Dokumente durchsuchbar. Welche Voraussetzungen DATEVconnect in Ihrer Umgebung hat, klären wir vor dem Projektstart.
Branchensoftware (DOMUS, MediFox DAN)
Wir prüfen, welcher Weg in Ihrer Installation möglich ist: Schnittstelle des Herstellers, Partnerprogramm, Export oder Postfach.
CRM-, ERP- & Ticketsysteme
Wo es eine dokumentierte Schnittstelle gibt, nutzen wir sie, etwa für Stammdaten, Auftragsstatus, Supporttickets und Berichte.
KI-Implementierung in fünf Schritten.
Vor der Entwicklung prüfen wir, welche Anbindung bei Ihnen funktioniert. So wissen Sie schon vor dem Angebot, was Sie am Ende bekommen.
Wir hören zu
Kostenfrei und unverbindlich. Sören Halbach ruft Sie an und fragt, welche Aufgabe die KI übernehmen soll, mit welchen Daten sie arbeitet und wer das Ergebnis nutzt.
Wege prüfen
Wir sehen uns an, wo Ihre Daten liegen, wie schützenswert sie sind, wer sie sehen darf und wie die KI an sie herankommt. Danach bekommen Sie eine Empfehlung und ein Angebot.
Funktionsmuster testen
Wir bauen einen ersten Stand mit Beispieldokumenten aus Ihrem Betrieb. Ihr Team testet ihn und sagt, was fehlt, bevor alles fertig gebaut ist.
Anbinden und einweisen
Wir binden Ihre Systeme an, richten die Benutzerrechte ein und weisen die Mitarbeiter ein, die Sie dafür benennen.
Weiterentwickeln
Wir überwachen die Schnittstellen, spielen Updates ein und passen das System an, wenn sich Ihre Abläufe ändern.
Daten, Rechte und Schnittstellen im Griff.
Wir legen fest, wer welche Daten sieht, wohin sie fließen und wie die Schnittstellen abgesichert sind. Das geschieht, bevor die erste Datenbank oder das erste Netzlaufwerk angebunden wird.
Rechte je Rolle
Die KI antwortet nur aus Quellen, die für den jeweiligen Nutzer freigegeben sind. Finanz- und Personaldaten bleiben geschützt.
- Rechte je Datenquelle und Nutzergruppe
- Dokumentierte Zugriffe und Datenflüsse
- Rechte ändern sich nur nach dokumentierter Freigabe
DSGVO & Datenhoheit
Welches Sprachmodell wo und unter welchen Bedingungen arbeitet, legen wir vor dem Start offen.
- Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV)
- Nachweise für Ihren Datenschutzbeauftragten
Schnittstellen absichern
Ein Assistent, der E-Mails oder Webformulare liest, kann durch darin versteckte Anweisungen manipuliert werden (Prompt Injection). Dagegen sichern wir ihn vor dem Start ab.
- Nur die Rechte, die der Assistent braucht
- Vier-Augen-Freigabe für alles, was der Assistent ändert
- Wissensquellen ohne Zugriff auf fremde Daten
Entwickelt in Leipzig, betreut aus einer Hand.
Bei KI-Projekten arbeiten unsere Softwareentwickler mit Systemingenieuren und IT-Sicherheitsexperten aus der IT-Betreuung zusammen.
Sören Halbach
Ihr persönlicher Ansprechpartner auf Geschäftsführerebene, mit 14 Jahren Erfahrung in der IT-Betreuung mittelständischer Unternehmen.
Stefan O.
Verantwortet die Infrastruktur, die Anbindung von Fachsoftware und die Einrichtung eigener KI-Assistenten.
Das QITEC-Team
Techniker und Berater aus Support und Projekten. Sie betreuen Ihre Systeme auch nach dem Start.
Was Unternehmen uns vor einer KI-Integration fragen.
Ihr kostenfreier KI-Quick-Check.
Schreiben Sie uns kurz, welche Fachsoftware Sie anbinden möchten und welche Aufgaben Ihr KI-Assistent übernehmen soll. Wir melden uns in der Regel noch am selben Werktag. Das Gespräch ist unverbindlich.
