Hot Desking: Problemlos möglich dank VoIP und Cloud Telefonanlagen

Hot Desking ist eine Variante der Büroraumverwaltung. Dabei teilen sich verschiedene Mitarbeiter zu unterschiedlichen Zeiten einen Arbeitsplatz. Mit Hot Desking sind Mitarbeiter also an keinen konkreten physischen Arbeitsplatz gebunden und können bei Ankunft frei entscheiden, wo sie arbeiten möchten (Shared Space).

Das Konzept von Hot Desking hat seinen Ursprung übrigens in der Schifffahrt. Hier wird der Begriff „Hot Bedding“ benutzt für das Schlafen von Matrosen in Schichten. Dadurch legte man sich in das noch warme Bett des Vorgängers.

Neben vielen Vorteilen, die das Hot Desking System mitbringen kann, ändern sich allerdings zunächst die Anforderungen an die Infrastruktur & Telekommunikation im Unternehmen. Ziel ist es vor allem, dass trotz wechselnder Arbeitsplätze dieselben Informations- und Kommunikationstechnologien zuverlässig für jeden Mitarbeiter zur Verfügung stehen.

Daher unterstützen Anbieter von Telefonanlagen auch Hot Desking. So wird es möglich, dass sich jeder Mitarbeiter an einem Telefon seiner Wahl mit Zugangsdaten anmelden kann und an diesem seine gespeicherten Kontakte, Kurzwahlnummern und Anruflogs bereitgestellt bekommt.

Das ist vor allem für Unternehmen spannend, bei denen Mitarbeiter unregelmäßig, vorübergehend, zu unterschiedlichen Zeiten oder auch an verschiedenen Orten arbeiten. Natürlich ist dies auch zwischen Standorten in anderen Städten oder Ländern nutzbar.

Effizienz steigern und Kosten reduzieren mit Hot Desking

Durch Hot Desking kann die Effizienz gesteigert und Kosten gespart werden, weil die Ressourcen des Unternehmens geschont werden. Es müssen insgesamt weniger Geräte angeschafft werden, da es möglich ist diese zu teilen.

Hot Desking, bzw. die Anmeldung beliebiger Nutzer an einem Telefon funktioniert dank Unified Communications. Dieser Begriff beschreibt die Integration von Kommunikationsmedien in einer Anwendungsumgebung. Es folgt eine automatische Provisionierung für die Nebenstelle in denen Kurzwahltaste, Kontakte und alle weiteren Individuelle Einstellungen übertragen werden.

Dies dauert in der Regel nur wenige Sekunden und ab dann ist der Mitarbeiter auf dem angemeldeten Telefon mit seiner regulären Durchwahl erreichbar, unabhängig vom Standort.

Natürlich ist jegliche Hot Desking Funktionalität auch mit einer Cloud Telefonanlage vorhanden.


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