Bei einem Softphone spricht man von einer Software, welche auf einem PC oder mobilem Endgerät installiert wird, um die VoIP-Telefonie ohne eigens angeschaffte IP-Telefone nutzen zu können.
Dies ermöglicht, Anrufe von unterschiedlichsten Endgeräten tätigen zu können. Ein Softphone funktioniert von der Benutzeroberfläche ähnlich wie ein gewöhnliches Telefon, mit tastenähnlichen Feldern mit Zahlen. Die Sprache ermittelt das Softphone über das jeweilige Endgerät. Bei der Nutzung an einem PC empfiehlt sich die Verwendung eines Headsets.
Technisch gesehen funktionieren Softphones wie IP-Telefone. Über das SIP-Protokoll werden Verbindungsauf- sowie -abbau eingeleitet, über RTP werden die Daten übertragen.
Für die sichere Nutzung eines Softphones benötigen sie eine dauerhaft stabile Internetverbindung. Betreiben Sie die Software über Ihren PC, muss dieser dauerhaft im betriebsbereiten Zustand sein, andersfall kann nicht telefoniert werden. Stürzt der PC ab/fällt aus ist man nicht erreichbar.
Die vielseitigen Einsatzmöglichkeiten liegen vor allem in der Ortsunabhängigkeit, da Softphones auch für mobile Endgeräte verfügbar sind. Mitarbeiter können, auch wenn sie z.B. zu Auswärtsterminen oder im Home-Office sind, über ein installiertes Softphone Anrufe tätigen und für Kunden und Kollegen erreichbar bleiben. Dieses Softphone kann selbstverständlich auch auf den privaten Smartphones der Angestellten installiert werden, da bei einem Telefonat nur die Firmenrufnummer angezeigt wird. Die Private Rufnummer wird bei Telefonaten über ein Softphone nicht gesendet.
Der erste Vorteil liegt direkt in einem der wahrschlich wichtigsten Faktoren, den Kosten. Durch die Anschaffung von Softphones sparen Sie sich die Anschaffungskosten für IP-Telefone. Zudem ist es möglich über eine Cloud Telefonanlage von überall auf der Welt, wo Ihnen ein Internet Zugang zur Verfügung steht mit der Firmenrufnummer zu telefonieren. Es fallen so keine Extrakosten für Telefongespräche an.
Der nächste Vorteil liegt in der maximalen Skalierbarkeit des Softphones. Der notwendige SIP-Client ist nach der Installation bereits mit wenigen Klicks einsatzbereit. So ist es möglich, flexibel auf Mitarbeiterbedarf zu reagieren, ohne davor Hardware konfigurieren zu müssen.
Softphones verfügen zudem über einen erhöhten Funktionsumfang. Darunter versteht man vor allem software-basierte Features wie zum Beispiel „Click-2-Call“, hierbei können Rufnummern per Klick aus dem Browser angewählt werden.
Die Nachteile sind relativ einfach und simpel: Für die Benutzung eines Softphones benötigt man eine durchgängig stabile Internetverbindung andernfalls drohen Gesprächsabbrüche.
Das Endgerät muss dauerhaft in einem betriebsbereiten Zustand sein, damit telefoniert werden kann. Ein Ausfall des Endgerätes, des Stroms oder der Internetverbindung, sorgt dafür das der Mitarbeiter über die Ausfalldauer nicht erreicht werden kann und auch selbst niemanden erreichen kann. Beide Punkte treffen allerdings auch auf klassische IP-Telefonie zu und sind kein spezifisches Problem der Softphones.
Anbieter von Softphones gibt es wie Sand am Meer, deswegen bezieht sich dieser Abschnitt eher auf die unterschiedlichen zwei Arten von Softphones. Die wesentliche Unterscheidung liegt dabei bei Softphones in Verbindung mit einer Telefonanlage und Softphones ohne Telefonanlage.
Ein Beispiel für ein Softphone, welches keine Telefonanlage benötigt ist Skype. Dies ist nur eine Software auf Smartphone oder PC.
Auch für Softphones mit Telefonanlage gibt es verschiedene Anbieter. Die (Cloud) Telefonanlage befindet sich dabei entweder integriert auf einem Server oder in der Cloud. Hier erfahren Sie alles zu Cloud Telefonanlagen, passenden Anbietern sowie die Voraussetzungen und Vorteilen.
Allgemeine Standards von Softphones sind Funktionen zur Verbesserung des Komforts, darunter fallen grundsätzlich Makeln, Anklopfen und Halten. Allerdings erweitern sich mittlerweile immer mehr Softphones als zusätzlichen UC-Client und bieten dadurch Funktionen wie Instant-Messaging, Präsenzstatus und Desktop-Sharing an. Eine Verbindungsmöglichkeit per Headset gilt als erwarteter Standard.
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