Welche E-Mails muss ich archivieren und wie lange? Welche E-Mails darf ich auf keinen Fall archivieren? Und wieso muss ich überhaupt meinen E-Mail-Verkehr archivieren? Diese und andere wichtige Fragen rund um das Thema E-Mail-Archivierung klären wir in diesem Artikel.
1. Was bedeutet E-Mail-Archivierung?
2. Die grundlegenden Unterschiede zwischen Archivierung und Backup
3. Für wen ist die E-Mail-Archivierung obligatorisch?
4. Was verpflichtet mich zur E-Mail-Archivierung?
5. Welche E-Mails müssen und welche dürfen auf keinen Fall archiviert werden?
6. Worauf ist bei der E-Mail-Archivierung zu achten?
7. Ist die private E-Mail-Nutzung in Unternehmen ein Problem?
Der Begriff „E-Mail-Archivierung“ steht für die langfristige, unveränderliche und sichere Speicherung elektronisch verschickter und empfangener Nachrichten.
Gründe für die Archivierung von E-Mails sind das Interesse von Unternehmen, die via E-Mails transportierten Informationen zu speichern, vor Verlust zu schützen, zu verwalten und jederzeit darauf zugreifen zu können, sowie gesetzliche Anforderungen.
Eigenschaften | Backup | Archivierung |
---|---|---|
Speicherungsfristen | Kurz- bis mittelfristig, je nach Gutdünken des Unternehmens. | Langfristig. Dauer weitgehend vom Gesetzgeber vorgeschrieben. |
Zweck | Verfügbarkeit von Daten und Wiederherstellung verlorener Daten sicherstellen. Geschäftskontinuität aufrechterhalten. | Dokumentation von Geschäftsprozessen und Speicherung entsprechender Unterlagen. |
Verpflichtung | Von der Rechtsprechung vorausgesetzt | Vom Gesetzgeber vorgeschrieben |
Was kann bei Nichtdurchführung passieren? | Verlust relevanter Daten, Imageverlust, existentielle Bedrohung des Unternehmens, Haftung im Schadensfall, Regressansprüche | Geldstrafen, Freiheitsstrafen, Verlust von Beweismaterialien etwa für Gerichtsprozesse |
Jedes Unternehmen (abgesehen von Nichtkaufleuten) ist verpflichtet geschäftliche E-Mails zu archivieren.
Die Gründe ergeben sich sowohl aus betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten als auch aus rechtlichen Vorschriften.
Deutsche Unternehmen sind von Rechts wegen dazu verpflichtet, eine E-Mail-Archivierung durchzuführen. Diese Verpflichtung ist in diversen gesetzlichen Vorschriften fest verankert.
Die Gründe für den Verlust wichtiger E-Mails können durchaus vielfältig sein:
Im Zuge der aktuellen Entwicklungen und teilweise fast schon unbegrenzt groß anmutenden Postfächern in der Cloud mag dieser Punkt nicht mehr wirklich wichtig erscheinen. Doch große Anhänge können auch heute den vorhandenen Speicherplatz ganz schnell auffressen. Da Erweiterungen der Postfach-Speicherplätze mit zusätzlichen Kosten verbunden sind, ist es aus betriebswirtschaftlicher Sicht durchaus ratsam, alte Mails zu archivieren und zu löschen.
Die E-Mail-Archivierung sollte revisionssicher sein. Das heißt, sie muss folgenden Ansprüchen genügen:
E-Mails müssen also lange Zeit, vollständig, kontrollierbar und manipulationssicher vorgehalten werden.
Wichtig:
Einen kurzen Überblick bietet Ihnen unsere kostenlose PDF mit den 5 häufigsten Irrtümern bei der E-Mail-Archivierung.
Prinzipiell dürfen E-Mails mit privaten Inhalten der Mitarbeiter nur nach expliziter Zustimmung derselben archiviert werden. Solange in einem Unternehmen also eine private E-Mail-Nutzung geduldet wird, kann dies den Archivierungsvorgang deutlich verkomplizieren, wenn nicht sogar rechtlich komplett unmöglich machen. Nicht wenige Juristen tendieren darum dazu, Unternehmen zu raten, die Nutzung des Firmenpostfachs für private Zwecke komplett zu untersagen.
Als Alternative wird empfohlen, den Arbeitnehmern die Einrichtung eines zweiten Postfaches zu erlauben, welches als privat angesehen wird, oder die Nutzung von Webmailern / Freemail-Accounts nahe zu legen. Ein Patentrezept gibt es allerdings keines…
Hinweis: Dieser Artikel soll der grundlegenden Information dienen und aufzeigen, wie viel es rund um das Thema E-Mail-Archivierung zu beachten gibt. Eine Rechtsberatung kann und soll der Artikel nicht ersetzen.