Was ist beim Wechsel des IT-Dienstleisters zu beachten?
Der Support läuft nicht reibungslos. Ansprechpartner können bei Problemen nur sporadisch erreicht werden. Die Ausräumung bestehender Probleme dauert zu lange, ist ineffizient und nicht nachhaltig…
Es gibt viele Gründe, den IT-Service-Dienstleister zu wechseln. Doch bei einem solchen Wechsel gilt es einiges zu beachten. Was, das haben wir für Sie in diesem Artikel zusammengetragen.
Formulieren Sie klar aus, warum Sie wechseln wollen
Niemand kennt die Gründe für Ihren Wechselwunsch besser als Sie. Genau deshalb sollten Sie ebenjene Ihrem neuen IT-Service-Dienstleister auch mitteilen. Nur so weiß er, was Sie von ihm erwarten und er wird Ihnen ein Angebot machen, das ideal auf Ihre Ziele (Kosteneinsparungen, Qualitätssteigerung, größerer Serviceumfang) zugeschnitten ist.
Der Vertrag mit Ihrem alten Anbieter
Wie lange sind Sie noch vertraglich an den aktuellen Dienstleister gebunden? Gibt es Ausstiegsklauseln, die eine Vertragsaufhebung rechtfertigen? Diese Information ist wichtig für den neuen Dienstleister, damit dieser die Übergabe zeitlich exakt planen kann.
Informationen: Die wichtigste Grundlage für einen reibungslosen IT-Dienstleister-Wechsel
Ist das geklärt, geht es darum, ob Ihnen alle Informationen zu Ihrer IT-Landschaft vorliegen. Im Idealfall hat der alte IT-Dienstleister eine lückenlose IT-Dokumentation erstellt. Sollte Ihnen selbige nicht regelmäßig zugegangen sein, fragen Sie sie einfach an. Im Normalfall sollte ein IT-Dienstleister schon aus eigenem Interesse eine solche Dokumentation zu Ihrer IT vorrätig haben.
Sollte dem nicht so sein, kommen Sie nicht umhin, selbst aktiv zu werden und proaktiv Informationen bei Ihrem alten Dienstleister einzufordern. Folgende Informationen sollten entweder in der Dokumentation stehen oder nachträglich erfragt werden:
- Alle Wartungsverträge und -vereinbarungen bezüglich der Unternehmens-IT. Zum Beispiel von Rechnern, Druckern, Scannern, Telefonanlagen, Monitoren, Servern und Hosted-Lösungen.
- Alle Informationen zur eingesetzten Firewall und deren Einstellungen.
- Eine Auflistung aller Möglichkeiten, um auf das Firmennetzwerk zuzugreifen (inklusive Fernwartungszugängen).
- Eine Liste aller Netzwerkgeräte (Router, Switches, IP-Gateways, Repeater).
- Alle Informationen zu eingesetzten LAN-, WAN- und WLAN-Konfigurationen.
- Alle möglichen Auskünfte zu Ihrer E-Mail-Lösung.
- Die Zugriffsdaten für Ihre Websites und alle Daten rund um Provider, Hoster und Domänen der Seiten.
- Alle Angaben zu Ihrer Internetverbindung (an allen Standorten).
- Beschreibung der eingesetzten Backup-Lösung, ihrer Funktionsweise und der Maßnahmen im Notfall.
- Angaben zu allen IT-Security-Lösungen (Verschlüsselung, Virenschutz, Application Blocking).
- Welche Software wird in welchen Abteilungen genutzt, welche Lizenzlösungen existieren und welche Software ist besonders geschäftskritisch?
- Wie sind die Wartungsaufgaben in Sachen Software geregelt (in welchen Abständen werden etwa Updates eingespielt)?
- Jedwede Zusatzinformationen wirken sich begünstigend auf einen schnellen Wechsel aus.
Braucht es wirklich so viele Informationen?
Die Auflistung mag nach viel Arbeitsaufwand aussehen. Im Idealfall allerdings müssen Sie die Informationen nicht so extrem detailliert anfordern. Denn bei einem Wechsel im gegenseitigen Einvernehmen sollte der alte Dienstleister (auch im eigenen Interesse) dem Neuen für tiefergehende Fragen immer zur Verfügung stehen.
Doch selbst wenn der angestrebte Übergang der Betriebsverantwortung für Ihre IT zu bösem Blut mit dem alten Anbieter geführt haben sollte oder Ihr aktueller Anbieter aus unerfindlichen Gründen nicht mehr erreichbar ist, sei beruhigend erwähnt, dass erfahrene Systemhäuser einen Wechsel des IT-Service-Dienstleisters im Notfall auch ohne Kenntnis all dieser Informationen durchführen können. Er wird in dem Fall allerdings länger dauern.
Welche Kosten gilt es bei einem IT-Service-Dienstleisterwechsel im Auge zu behalten?
1. Kosten für die Transition, also für den Übergang der Verantwortlichkeiten vom alten Dienstleister auf den neuen IT-Service-Dienstleister (hier sind Planung und Vorbereitung durch den neuen Dienstleister ebenso zu berücksichtigen wie eine eventuelle Beteiligung des alten Dienstleisters am Prozess).
2. Kosten für die Migration von Hard- und Software (Anpassung der IT-Infrastruktur an die Bedürfnisse des neuen Dienstleisters, Schnittstellen zum neuen Dienstleister schaffen,…). Damit können auch Kosten für die Transformation von Daten verbunden sein.
3. Interne Kosten. Etwa für das Steuern und Begleiten des Übergabeprozesses durch Sie oder einen verantwortlichen Projektleiter sowie die Informationsverteilung (neue Passwörter, Zugänge,…) unter den Arbeitnehmern.
4. Kosten für Fallbacklösungen. Das heißt, bestimmte IT-Services sollten eine gewisse Zeit sowohl beim neuen als auch beim alten IT-Service-Dienstleister parallel laufen, um Totalausfälle (beispielsweise von Telekommunikationsanlagen oder der Internetverbindung) während des Wechsels zu verhindern.
Diese Kosten sollten im Falle eines Wechsels aufgrund von Preisvorteilen (bei sonstiger Zufriedenheit mit dem bisherigen Anbieter) im Vorfeld genau abgeklärt werden. Schnell können diese nämlich die Preisvorteile egalisieren.
Haben Sie keine Angst vor dem IT-Dienstleisterwechsel
Sobald Sie überhaupt darüber nachdenken, ob Sie Ihren IT-Service-Dienstleister wechseln sollten, ist dies meist ein erstes Indiz, dass etwas im Argen liegt. Hören Sie auf Ihr Bauchgefühl! Und auch wenn der Wechsel mit Aufwand und Kosten verbunden ist, sprechen zwei gewichtige Punkte für einen neuen Dienstleister:
- Konzentrieren Sie sich wieder auf Ihr Kerngeschäft anstatt auf Ihre Unzufriedenheit mit Ihrem IT-Service-Dienstleister. Ein neuer Dienstleister wird alles daran setzen, die Fehler des alten Dienstleisters nicht zu wiederholen.
- Eingefahrene Muster und Strukturen können aufgebrochen werden. Ein neuer IT-Service-Dienstleister könnte Sie mit neuen/anderen Ideen und Lösungen überraschen und Sie wettbewerbsfähiger machen.