Der Support läuft nicht reibungslos. Ansprechpartner können bei Problemen nur sporadisch erreicht werden. Die Ausräumung bestehender Probleme dauert zu lange, ist ineffizient und nicht nachhaltig…
Es gibt viele Gründe, den IT-Service-Dienstleister zu wechseln. Doch bei einem solchen Wechsel gilt es einiges zu beachten. Was, das haben wir für Sie in diesem Artikel zusammengetragen.
Niemand kennt die Gründe für Ihren Wechselwunsch besser als Sie. Genau deshalb sollten Sie ebenjene Ihrem neuen IT-Service-Dienstleister auch mitteilen. Nur so weiß er, was Sie von ihm erwarten und er wird Ihnen ein Angebot machen, das ideal auf Ihre Ziele (Kosteneinsparungen, Qualitätssteigerung, größerer Serviceumfang) zugeschnitten ist.
Wie lange sind Sie noch vertraglich an den aktuellen Dienstleister gebunden? Gibt es Ausstiegsklauseln, die eine Vertragsaufhebung rechtfertigen? Diese Information ist wichtig für den neuen Dienstleister, damit dieser die Übergabe zeitlich exakt planen kann.
Ist das geklärt, geht es darum, ob Ihnen alle Informationen zu Ihrer IT-Landschaft vorliegen. Im Idealfall hat der alte IT-Dienstleister eine lückenlose IT-Dokumentation erstellt. Sollte Ihnen selbige nicht regelmäßig zugegangen sein, fragen Sie sie einfach an. Im Normalfall sollte ein IT-Dienstleister schon aus eigenem Interesse eine solche Dokumentation zu Ihrer IT vorrätig haben.
Sollte dem nicht so sein, kommen Sie nicht umhin, selbst aktiv zu werden und proaktiv Informationen bei Ihrem alten Dienstleister einzufordern. Folgende Informationen sollten entweder in der Dokumentation stehen oder nachträglich erfragt werden:
Die Auflistung mag nach viel Arbeitsaufwand aussehen. Im Idealfall allerdings müssen Sie die Informationen nicht so extrem detailliert anfordern. Denn bei einem Wechsel im gegenseitigen Einvernehmen sollte der alte Dienstleister (auch im eigenen Interesse) dem Neuen für tiefergehende Fragen immer zur Verfügung stehen.
Doch selbst wenn der angestrebte Übergang der Betriebsverantwortung für Ihre IT zu bösem Blut mit dem alten Anbieter geführt haben sollte oder Ihr aktueller Anbieter aus unerfindlichen Gründen nicht mehr erreichbar ist, sei beruhigend erwähnt, dass erfahrene Systemhäuser einen Wechsel des IT-Service-Dienstleisters im Notfall auch ohne Kenntnis all dieser Informationen durchführen können. Er wird in dem Fall allerdings länger dauern.
1. Kosten für die Transition, also für den Übergang der Verantwortlichkeiten vom alten Dienstleister auf den neuen IT-Service-Dienstleister (hier sind Planung und Vorbereitung durch den neuen Dienstleister ebenso zu berücksichtigen wie eine eventuelle Beteiligung des alten Dienstleisters am Prozess).
2. Kosten für die Migration von Hard- und Software (Anpassung der IT-Infrastruktur an die Bedürfnisse des neuen Dienstleisters, Schnittstellen zum neuen Dienstleister schaffen,…). Damit können auch Kosten für die Transformation von Daten verbunden sein.
3. Interne Kosten. Etwa für das Steuern und Begleiten des Übergabeprozesses durch Sie oder einen verantwortlichen Projektleiter sowie die Informationsverteilung (neue Passwörter, Zugänge,…) unter den Arbeitnehmern.
4. Kosten für Fallbacklösungen. Das heißt, bestimmte IT-Services sollten eine gewisse Zeit sowohl beim neuen als auch beim alten IT-Service-Dienstleister parallel laufen, um Totalausfälle (beispielsweise von Telekommunikationsanlagen oder der Internetverbindung) während des Wechsels zu verhindern.
Diese Kosten sollten im Falle eines Wechsels aufgrund von Preisvorteilen (bei sonstiger Zufriedenheit mit dem bisherigen Anbieter) im Vorfeld genau abgeklärt werden. Schnell können diese nämlich die Preisvorteile egalisieren.
Sobald Sie überhaupt darüber nachdenken, ob Sie Ihren IT-Service-Dienstleister wechseln sollten, ist dies meist ein erstes Indiz, dass etwas im Argen liegt. Hören Sie auf Ihr Bauchgefühl! Und auch wenn der Wechsel mit Aufwand und Kosten verbunden ist, sprechen zwei gewichtige Punkte für einen neuen Dienstleister: