Was ist bei einem Newsletter zu beachten?

Newsletter haben sich zu einem mächtigen Marketinginstrument entwickelt. Wir zeigen Ihnen auf, wie ein Newsletter idealerweise aufgebaut sein sollte, was es aus rechtlicher Sicht zu beachten gilt und worauf Sie inhaltlich achten sollten.

Newsletter: Qualität vor Quantität!

Der Newsletter (engl.: Mitteilungsblatt) ist ursprünglich ein gedrucktes Format, welches in regelmäßigen Abständen und in Kürze Nachrichten vermittelt. Heute versteht man unter einem Newsletter meist ein elektronisches Rundschreiben.

 

Empfänger haben verschiedene Motive, einen Newsletter zu abonnieren, zum Beispiel Profit oder Information. Damit ein Nutzer Ihren Newsletter abonniert, muss dieser so gestaltet sein, dass er bestimmte Bedürfnisse des Nutzers befriedigt.

 

Das Versenden eines Newsletters ist eine kostengünstige Variante, um mit Ihren Kunden in Kontakt zu treten und aufgebaute Kundenkontakte zu stärken. Nutzen Sie die Möglichkeit dieser Form der persönlichen Kundenansprache.

 

Qualität ist oberstes Gebot beim Verfassen von Newslettern. Die Inhalte sollten ansprechend und kurz gestaltet sein. Ihr Anliegen sollte sofort erkennbar sein, um das Interesse des Lesers zu wecken.

 

Eine gute Möglichkeit hierfür ist der Einsatz von Zwischenüberschriften und Bildern. Durch diese Auflockerung erhöhen Sie das Lesevergnügen. Vor allem mit ansprechenden Bildern lassen sich Produkte besser verkaufen. Sie wecken Emotionen und transportieren Themeninhalte visuell. Dies gilt insbesondere im B2C-Bereich.

 

Haben Sie Fragen rund um Design und Usability von Mailings? Die QiTEC GmbH aus Leipzig steht Ihnen als kompetenter Partner zur Seite. Kontaktieren Sie uns einfach.

 

Was Sie über Newsletter wissen sollten:

Der Aufbau des Newsletters

Bilder, Videos, Animationen – Was ist zu beachten

Rechtliche Grundlagen

Erfolgskontrolle. Auswerten – Anwenden – Optimieren

Fragen

Der Aufbau des Newsletters

Grundlegend besteht ein Newsletter aus den drei Hauptelementen Kopf, Textkörper und Fuß.

Der Kopfbereich ist der Bereich im Newsletter, der die Herkunft des Newsletters anzeigt. Unsere Lesrichtung geht von links oben nach rechts unten. Daher ist die Herkunftsangabe, bestehend aus Firmenschriftzug und Logo, an dieser Stelle wichtig.

 

Neben dem Hinweis, dass es sich um einen Newsletter handelt, ist die Ausgabenummer (3/2015) für den Leser hilfreich. Sollte es sich um einen umfangreicheren Newsletter handeln, ist ein Inhaltsverzeichnis empfehlenswert, welches wie bei einem One-Pager beim Klicken auf die Themen zu dem jeweiligen Absatz mit Zwischenüberschrift scrollt.

Je nach Art des Unternehmens kann die persönliche Ansprache förmlicher oder lockerer gestaltet werden:

 

  • Sehr geehrte/r Herr/Frau …
  • Liebe/r Herr/Frau …
  • Liebe/r Vorname

Die Gestaltung des Einleitungstextes sollte kurz und prägnant sein. Der Leser muss Ihr Anliegen sofort erkennen, denn innerhalb der ersten 10 Sekunden entscheidet er, ob er Ihre Mail lesen oder löschen wird.

 

Mögliche Inhalte in diesem Themenabriss können aktuelle Geschehnisse wie Messen, Wettbewerbe, kürzlich Aufträge und Unternehmenserfolge sein.

 

Auch Handlungsanweisungen, die sogenannte Call-to-Action (CTA), sollten an den Anfang Ihres Mailings gestellt werden, weil dort die Aufmerksamkeit der Leser am höchsten ist. Dazu zählen unter anderem:

 

  • Gewinnspiele
  • Aufruf zum Produkttest
  • Links zu Anmelde- & Bestellformularen

Ähnlich der Ansprache an den Rezipienten verhält es sich auch mit der abschließenden Grußformel. Je nach Geschäftsgebaren gibt es folgende Möglichkeiten:

 

  • Vor- & Nachnamen oder Unterschrift mit Positionsbezeichnung
  • Team-Gruß 
  • Ein Portrait macht das Schreiben besonders persönlich

Der News-Teil sollte in übersichtliche Abschnitte geteilt sein. Der Inhalt der Blöcke sollte sich auf die wichtigsten Fakten beschränken. Farbige Zwischenüberschriften lockern auf und machen den Textblock übersichtlicher. Zusätzlich lockert ein Bild den Text auf.

 

Verlinken Sie nicht alle Themen. Entscheiden Sie sich für die wichtigsten. Beschränken Sie sich auf maximal drei bis fünf Textblöcke pro Newsletter. Das dient der Übersichtlichkeit und hält Ihre Leser am Ball. Integrieren Sie stattdessen einen Button, der den Leser zu weiteren Nachrichten auf Ihrer Webseite weiterleitet.

 

Beispiele für Zwischenüberschriften von Textblöcken:

  • Top-News/ Eilmeldungen
  • Neue Produkte (& Angebote): Preisliste, Gutscheine für diverse Aktionen
  • Aktionen: Wohltätigkeitsprojekte, Teamevents, Saisonales: Ostern, Weihnachten
  • Termine: Veranstaltungen, Workshops, Lesungen
  • Unternehmensinfos: Neue Mitarbeiter, offene Stellen, Jubiläen, Umzüge (Adressänderungen), Zertifikate, Nominierungen, Auszeichnungen, optimierte Öffnungszeiten.
  • Der Tipp des Monats: Vorstellung passender Produkte, Dienstleistungen im Zusammenhang mit einem daraus für den Leser entstehenden Vorteil
  • Besondere Serviceangebote: Einmalig nur zu diesem Datum, Services, die Mitbewerber nicht bieten (Alleinstellungsmerkmal)

„Jedes Mailing muss im Fußteil ein Text-Format aufweisen, damit dieser immer beim Empfänger fehlerfrei aufgebaut wird“ – Nov.06: Gesetz über elektronische Handelsregister & Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister.

Bilder, Videos, Animationen – Was ist zu beachten?

Mit ansprechenden Bildern lassen sich Produkte besser verkaufen, Themen veranschaulichen und Emotionen wecken. Dies gilt insbesondere im B2C-Bereich. Die Grundregel lautet: Bilder lockern auf. Vor allem Empfänger, die sonst nur einen kurzen Blick auf Ihr Mailing geworfen hätten, werden so optimaler angesprochen. Die wichtigsten Fakten haben wir für Sie in dieser Checkliste zu Bildern im Newsletter zusammengefasst:

Wichtig ist: Es gilt immer das Urheberrecht, sobald Sie fremdes, also nicht selbst produziertes Material verwenden. Ein fremdes Bild darf ohne Einwilligung des Urhebers nicht genutzt werden. Diese Regelung gilt für alle Produkte geistigen Eigentums. Darunter fallen im visuellen Bereich auch Zeichnungen, Grafiken, Fotomontagen, Karikaturen sowie Teile dieser.

 

Sind eindeutig erkennbare Personen dargestellt, so muss außerdem die Einwilligung der Abgebildeten vorliegen („Recht am eigenen Bild“).

Setzen Sie Bilder sparsam und bewusst ein, um die Ästhetik zu erhalten und verlängerte Ladezeiten zu verhindern.

 

Hier ein Beispiel des Newsletters vom „SC DHfK – Handball für Leipzig!“. Es wurde mit einem großen Bild und viel Schrift gearbeitet.

Achten Sie auf eine einheitliche Bildsprache im Konsens des Corporate Design. Die Botschaft des Bildes soll klar erkennbar sein und das Layout markengerecht umgesetzt werden.

Ihre Bilder müssen hoch genug aufgelöst sein, um verpixelte Darstellungen zu vermeiden, aber klein genug, dass kein unnötiger Ballast durch sie verursacht wird. Zu große Bilddateien verlangsamen die Ladegeschwindigkeit.

Am besten lassen sich JPG und GIF verwenden, da diese von allen Clients dargestellt werden können. Vermeiden Sie Formate wie BMP und TIF.

Die verwendeten Bilder sollten einen direkten Bezug zur Textbotschaft haben und einen visuellen Zusatznutzen darstellen. Der Inhalt des Mailings muss aufgrund möglicher Bildunterdrückung auch ohne Grafiken deutlich werden. Hinterlegen Sie daher zusätzlich immer aussagekräftige Alternativtexte hinter den Bildern.

Eingebettete Bilder werden von den gängigsten E-Mail-Clients problemlos unterstützt und auch bei aktiver Bildunterdrückung angezeigt. Bilder im Newsletter "nur" zu verlinken, ist trotzdem die bessere Variante! Denn mit eingebetteten Bildern steigt das Risiko, dass der Newsletter in den Spam-Ordner aussortiert wird. Die Header-Grafik sollte als einziges aufgrund des Wiedererkennungswertes immer eingebettet sein.

 

Die Öffnungsrate eines Newsletters kann nur bestimmt werden, wenn der Bildaufruf eines verlinkten Bildes getrackt wird. Daher sind verlinkte Bilder im Newsletter zwingend notwendig. Alternativtexte sollten bei jedem Bild – egal ob verlinkt oder eingebettet – hinterlegt werden. Kontrollieren Sie daher alle Bilder auf korrekte Titles und ALT-Attribute.

Es ist sinnvoll, Bilder mit einem Hyperlink zu verknüpfen. Die meisten Leser klicken eher auf ein Bild als auf einen Text-Link.

Auf eingebettete Animationen und Videos sollten Sie verzichten. Das erhöht das Ladevolumens und die Rechenleistung. Ist es doch einmal notwendig, können Sie einen Screenshot einbauen und zum Video verlinken.

Neugierig geworden? Die QiTEC GmbH aus Leipzig hilft Ihnen gern, einen ganz individuellen Newsletter für Ihre Kunden zu gestalten.  

 

Rechtliche Grundlagen, die es bei Newslettern zu beachten gilt

Bei Newslettern sollte man bestimmte gesetzliche Regelungen kennen und anwenden.

Versenden Sie Ihren Newsletter nur an Empfänger, die Ihr vorheriges Einverständnis zum Empfang gegeben haben. Hierbei sind die Regelungen des Datenschutzes zu beachten. Die Empfänger haben sich selbst online als Interessenten Ihres Newsletters in eine Liste (Opt-In-Verfahren) eingetragen oder sie haben ihr Verständnis auf anderem Weg gegeben (telefonisch, per Unterschrift). In welcher Form auch immer, das Einverständnis des Empfängers muss vorliegen.

Versenden Sie niemals einen Newsletter an die Empfänger Ihrer Blacklist. Das kann empfindliche Abmahnungen nach sich ziehen. Denn dann ist das Empfangen Ihres Mailings ausdrücklich nicht gewünscht.

Der Absender der Newsletter-E-Mail muss eindeutig zuordenbar sein. Nutzen Sie den Kopfteil und bringen Sie Ihr Logo möglichst so unter, dass dieses zuerst ins Auge fällt.

„Das Impressum muss zwingend als Text-Format im Fußteil aufgeführt sein“ – Nov.06: Gesetz über elektronische Handelsregister & Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister.

 

Es enthält folgende Angaben:

  1. Absender des Newsletters oder Firmenname
  2. Vollständige Adresse
  3. Geschäftsführer
  4. Registergericht und HRB-Nummer
  5. den eventuell redaktionell Verantwortlichen
  6. funktionierender Abmelde-Link

Installieren Sie in jedem Newsletter einen Link, der es dem Empfänger ermöglicht, den Empfang des Newsletter-Schreibens zu beenden.

Erfolgskontrolle. Auswerten – Anwenden – Optimieren

Je mehr Newsletter Sie versenden, desto genauer lassen sich aus den gewonnen Daten Informationen herauslesen. So lernen Sie Ihre Abonnenten besser kennen und optimieren Ihre Zielgruppen. Außerdem können Sie Ihre Ansprache verbessern und themenrelevante Inhalte verfassen.

 

Zuverlässige Tools:

  • Landingpages: Verlinken Sie Bilder auf Produkte und Dienstleistungen Ihres Unternehmens. Achten Sie auf das responsive Design Ihrer Landingpage, damit sie auf mobilen Endgeräten optimal angezeigt werden.
  • Über Links zu Anmelde- und Bestellformularen auf Ihrer Seite
  • Nutzen Sie Google-Analytics zum Newsletter-Tracking.

 

Aussagekräftige Informationen:

  • Öffnungsrate: Wie viele Empfänger haben Ihre E-Mail geöffnet?
  • Klickrate: Wie viele Empfänger haben Content angeklickt?

Weitere wichtige Fragen zum Thema Newsletter

Hier haben wir die häufigsten Fragen für sie zusammengestellt.

Der Versand von Newslettern per E-Mails ist günstig. Er ist schneller und flexibler als andere Marketing-Instrumente. Der große Vorteil von E-Mail-Kampagnen ist, dass sich der Erfolg deutlich besser messen lässt. Dies kommt vor allem Onlineshop-Anbietern zugute.

Wichtig ist hierbei vorrangig die Pixel-Breite eines Newsletters. Während Bildschirme meist eine angemessen große Auflösung besitzen, ist die Breite der meisten Webmailer begrenzt. Wichtige Elemente wie Ihr Logo können dann vielleicht nicht mehr vom Empfänger gesehen werden, wenn sie rechts platziert sind. Wenn Sie Bilder nutzen, die breiter als 595 Pixel sind, verursacht das horizontale Scrollbars. Machen Sie es Ihrem Empfänger so einfach wie möglich. Er soll schnell die gewünschte Information finden.

Je optimaler der Zeitpunkt, des Newsletterversands desto höher ist die Öffnungsrate der Mails. Eine generalisierte Antwort kann darauf aber nicht gegeben werden. Je nachdem, wie Ihre Zielgruppe E-Mails abruft, verändert sich auch der optimale Zeitpunkt zum Versand.

 

Das Marketingunternehmen GetResponse analysierte über 20 Mio. E-Mails von Werbemail bis Newsletter (2012, blog.getresponse.com/best-time-to-send-email-infographic.html). Allgemein lässt sich sagen, dass die Klickraten zwischen 8:00 und 10:00 Uhr sowie 15:00 und 16:00 Uhr am höchsten waren. Ein Versand am Nachmittag wird empfohlen, weil dieser in kleinerer Konkurrenz zu anderen E-Mails steht, die der Empfänger am Morgen zusätzlich erhält.

 

Die absolute Faustregel:

Prüfen Sie Ihre Inhalte und versenden Sie Ihren Newsletter nur dann, wenn dieser echte Mehrwerte für Ihre Leser enthält.

Für die optimale Sendefrequenz gibt es kein Patentrezept. Auch hier besteht das Geheimnis ausschließlich darin, seine Zielgruppe/n perfekt zu kennen. Mit einer genauen Analyse Ihres Bewerberumfeldes sowie Ihrer potenziellen Kundschaft nähern Sie sich auf dem richtigen Weg der Optimierung von Versandzeit und –Frequenz.

 

Um nicht gänzlich aus dem Gedächtnis der Leser zu verschwinden, bietet sich eine Mindestfrequenz von einem Vierteljahr an. Aber auch hier gilt die Prämisse: Haben Sie keinen Content, halten Sie sich lieber zurück und passen Sie die Frequenz Ihren wichtigen Inhalten an.

Der Pre-Header ist einer der wertvollsten Stellen im Newsletter, denn es handelt sich hierbei um die ersten Textzeilen, die Smartphones und E-Mail-Programme im Posteingang neben Absender und Betreff aufzeigen. Bringen Sie die wichtigsten Schlagworte unter. Da Sie nicht viele Zeichen zur Verfügung haben, sollte die Darstellung kurz und bündig sein. Richten Sie sich bei der Formulierung nach dem AIDA-Prinzip (Attention – Interest – Desire – Action). Über einen Link im Pre-Header kann man zusätzlich sicherstellen, dass der Empfänger immer auch zur Onlineausgabe auf Ihrer Seite springen kann, wenn sich die Seite wider Erwarten von seinem E-Mail-Programm nicht öffnen lässt.

Die Call-to-Action (CTA), der Aufruf zum Handeln, ist ein sehr wichtiges Element um die Conversion-Rate Ihres Newsletters zu steigern. Die CTAs können als Grafik- oder Textschaltfläche sowie Buttons im Newsletter dargestellt sein. Sie sollen den Leser zum Klick motivieren. Ziele von CTAs können Webseiten-Klicks, Downloads, Produktverkauf und Generierung von Anmeldungen sein.

Absolute Pflicht ist ein funktionierender Abmelde-Link. Der Empfänger muss immer die Möglichkeit haben, den Newsletter, den er einmal angefordert hat, auch wieder abzubestellen. Ist der Link nicht vorhanden, kann das empfindliche monetäre Sanktionen nach sich ziehen.

 

Kontrollieren Sie alle Links. Führt die Verlinkung auf die gewünschte Landing-Page? Sind Newsletter-Header und Logo verlinkt auf die eigene Webseite? Sind alle Bilder und Textlinks sowie Buttons korrekt verlinkt?

 

Setzen Sie Links weit auseinander, damit Sie auch vom Smartphone aus problemlos angeklickt werden können.

Um sicherzustellen, dass alle Funktionen tadellos arbeiten, Bilder richtig angezeigt werden und unvorhergesehene Fehler ausgeschlossen werden können, schickt man eine Testversion des fertigen Newsletters an die eigene E-Mail-Adresse. Zusätzlich kann an dieser Stelle auch noch einmal final die Rechtschreibung und die korrekte Anrede überprüft werden.

Die Blacklist markiert im E-Mail-Marketing eine Liste von Empfängern, die keine E-Mails erhalten möchten. Das führen dieser Liste sorgt dafür, dass Newsletter-Empfänger, die sich abgemeldet haben oder deren E-Mail-Programm Ihre Mail als Spam deklariert hat, nicht mehr angeschrieben werden. Die Blacklist ist im Newsletter-Management ein wichtiger Baustein, denn sie schützt Sie vor unnötigen Abmahnungen.

Downloads:

 

Hier noch einmal die wichtigsten Fakten für Sie zusammengefasst und zum Download bereitgestellt. Als Word oder PDF Dokument.